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辦公室選址應該如何選?辦公室選址需要考慮的十個問題

2019-11-14

一,想好你自身的定位,思考如何開始選址工作?


清晰的目標是基礎。所以,一開始就要明確你的定位,明確你的業務模式和房產目標,快速做出準確決策。你要考慮以下問題:公司是否會按計劃增長?對辦公地址的地理位置、交通、停車有何要求?對預估場地空間的要求如何?針對優化場地空間結構,技術要求,以及時間和預算等。

為了最小化干擾,提高辦公場所搜索的效率,你必須從一開始就要明確了解什么是自己真正所需的辦公場所,另外也要考慮場地預算和場地規格,并明確選址所需的流程和時間,這樣才能確保能夠成功尋找、并“占領”一個場地。



二,辦公選址過程中會涉及到哪些人?


辦公選址是一個不容小覷的核心工作,你要明確這個過程有可能會涉及到的相關人員。具體參考以下幾點:

1.指定單個項目負責人。指定公司內部成員作為項目負責人,單點與你聯系,直接向你匯報選址進展。

2.指定項目負責團隊。如果你想要將辦公選址這件事處理得更為人性化,一開始可以將公司的IT部門、人力資源部門、以及財務部門納入到選址工作之中,組成一個團隊。而這個團隊的領導,應該是一個在企業房產和設施部署領域里非常有經驗的人。

3.選擇靠譜的辦公選址顧問團隊。一個優秀的寫字樓租賃經紀人能夠在與初創公司溝通時,快速理解一些特殊需求,幫助找到最適合的辦公場地,從而為團隊省下最寶貴的時間與精力。

三,辦公選址流程應該從什么時候開始最合適?


許多人第一次辦公選址,可能尚未了解到選址流程可能會耗費的時間成本,容易低估,總認為很容易便可以找到。實際上,如果你想在短短三十天內找到一個獨特的辦公室,或是一個聯合辦公場地,絕不是想象中的那么簡單。

我們先來了解會影響選址進度的因素(不僅限于以下因素):

辦公場所規模;

市場條件和可用性;

與房東戶主的談判時間;

辦公場所空間規劃;

租賃文件;

營業許可證;

裝修裝潢時間。

一般來說,如果正在尋找的辦公場所面積在100平米以下,并且需求很簡單,那么通過秒租平臺精準匹配、實看、議價等環節,7-10天內基本可以定下滿意的;

如果是100-1000平米這個范圍,那么就要把時間周期向后延長到10-20天,以確保給自己留下足夠的時間來尋找到最合適的辦公場所;

如果面積大于1000平米,精心考量辦公場地的周期將有可能會達到20-30天以上。

四,市場上辦公場所多樣化,有哪些選擇,該如何選擇?


目前的市場上有多種辦公場所可供選擇,包括寫字樓,聯合空間,眾創空間,孵化器等,租賃方式包括合租,轉租,直租等。這時候你就需要結合自身情況:比如預算,租期,對辦公環境要求,辦公場所性能等去做評估。另外要注意,如果你的租期越長,選擇就越多。

考慮直接租賃辦公場所前,可選擇合租辦公場所作為替代方案:

1.與其他公司聯合辦公

2.加盟企業孵化器

3.接受其他公司轉租的辦公場所

事實上相比于直接租賃一塊辦公場所,上述這些選擇的利弊參半,不過它們的優勢是非常靈活,租賃期限長度也可以更短,適合那些不確定租賃期限的初創公司。

但是在一個企業孵化器/加速器,或是行政辦公室中,房主通常需要承擔多個租戶共享辦公場所所帶來的財務責任風險。你需要盡量避免與其他租戶協作,因為這會牽扯很多事情,比如辦公場地要求,租戶改善及相關成本,選擇標準,租賃時長,以及可能涉及的法律責任。

所以,有時候你以為合租會比較劃算,但結果往往適得其反,不過在你支付費用的時候,最好先算算自己每平米需要花費多少租金,這樣可以做到心中有數。

考慮到自己的創業進度和靈活性,你可能還會考慮到轉租。你可以找到一個低于市場價格的轉租辦公場所,但是其中也各有利弊,比如你會受到很多限制,無法對辦公場所進行大刀闊斧的裝修改造,諸如此類。即便你是一個轉租人,如果承租人在未來一到五年時間內發生財務問題,那么可能會導致你自己去承擔相關的損失。

五,辦公場所究竟需要多大才合適?


按照經驗,你可以按照每人一個3-5平米的工位基數去做參考,當然這里不包括單間的個人辦公室面積、會議室、活動室等。下面有幾個步驟,或許會對你判斷合適的辦公場地大小有所幫助:

-你可以按照自己的租約期限,預估一下未來公司的人頭數量。你當前要租的辦公場所,應該可以滿足估算未來員工數量的三分之二,或四分之三,不要把空間算的太死。

-尋找一些效率較高的辦公場所。比如在辦公樓里最好能找一些方方正正的辦公室,而不要選擇那些角落的地方。要知道在樓層規劃和布局時,絕不會有兩個完全一樣面積的辦公室。

-在鄰近場地尋求終止權利和擴張權利。擴展到鄰近的辦公場所,不會對你的公司造成太大影響。對企業而言,相鄰的辦公場地還是不錯的。

六,市場上選址范圍太大,如何縮小自己的選址范圍?


如果你在沒經過思考的情況下走出去看看每一個可能合適的辦公場所,這會非常浪費時間。下面為你提供一些關鍵變量/指標,可以幫助你縮小搜索范圍,提高搜索質量。

期限:你的租期越長,你的選擇就會更多。不過有些初創公司在簽了較長時間的租賃合同之后,結果第一年就發現場地無法滿足自己的人員需求了。所以公司創始人應該從多方面考慮,和業主談一個更加靈活的租賃期限。

價格:你不必專注在每平米要花多少租金,而是首先要明確自己的辦公場所租金預算和相關費用,包括停車費,公共事業費,清潔費,拆遷費,承租人改善,保險費用,家具以及其他費用。這些預算成本費用都要在你的考慮范圍之內。

布局:你需要明白,在一棟大樓里,絕不會有兩個面積完全一樣的辦公室。

便利設施:廚房,休息室,共享會議室,食堂,交通,停車場,網絡,衛生間,甚至是足夠的電源插座,這些都是你要進行考量的東西。

在確定了這些指標后,你可以選擇一個靠譜的一站式辦公租賃服務平臺幫你極速匹配房源,精準到三到四套房源,這時候你只需要去完成精準看房、決策、簽合同的環節就可以了。

七,該辦公場所的停車狀況如何?


停車成本會占到你預算的一部分。如果你詢問戶主,他們通常會說,我們的停車場車位足夠了。但是你要明確數量,在簽合同的時候,你必須親自到停車場看看,確定自己可以使用的停車位數量。到很遠的地方停車會給你的員工和客戶帶來很多麻煩,成本也不低。

八,如何確定辦公室的正確位置?


辦公選址,最大的一個要素就是地理位置。此時你要確保你手下那些關鍵員工的辦公室位置不要距離自己太遠。大多數員工都希望自己的辦公室位置能足夠方便。

另外,如果你的辦公室會有客戶來拜訪,那么還需要考慮是否要劃出一塊較為隱私的區域出來。

九,在租賃辦公場所時,是否需要準備財務擔保書?


在如今的辦公租賃交易中,多數業主招商在財務擔保方面不會有太大的要求,在國內通常是以預付租金或者定金、押金的形式要求租客給予租賃保障;但相對于國內某些大型項目招商和金融類公司,或者經營風險較大的公司可能會有要求。

因此你有可能需要準備以下相關資料(任意即可):納稅申報單;銀行賬單;預付租金(銀行信用證)。

以上財務資料,是在業主提出需要預付一些保證金,或是公司創始人的個人擔保的時候所需準備的。因為對于他們來說,租房者若能提供一些資質,證明自己的經濟條件是有保障的,那么會讓房東感覺更放心,也能降低租房者的風險。

但是切記,在租賃房屋時如果要為他人提供個人擔保證明時,一定要非常小心,因為這很可能會把你的個人資產情況泄露出去。另外一旦你的公司破產,擔保人還將承擔連帶的個人擔保責任,其中的風險是非常大的。

十:辦公選址時涉及到租賃簽約,需要準備哪些材料?


當你完全掌握以上幾個注意事項之后,到了辦公場所租賃簽約時,你需要準備以下資料:

如果你是以個人名義去租賃的寫字樓,簽約時只需要帶上你的身份證即可;

如果你是以企業的名義去租賃寫字樓,簽約時必不可少的是:①企業營業執照復印件;②法人身份證復印件;③企業公章

準備的資料必不可少,但同時要在與物業談判過程中,明確以下信息:

辦公場所的合法性證明文件。確保房屋合法性。

物業費、水電費等費用具體內容與支付方式和標準。

約定免租期并在合同注明。

若使用該場地作為公司注冊地,應明確出租方可提供相關材料。

是否有停車位,停車位是否收費。

電話容量是否限制。

租賃稅費是否包含在租金價格中。

合同終止的情形及單方解約權的約定。

違約條款的約定。

雙方爭議解決方式的聲明。

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